Внутрішній контроль закупівель і майна
Договір, приймання, облік та оплата дають змогу перевірити різні етапи закупівлі.
Документи закупівель і додаткові практичні пояснення
Перевірка закупівлі починається з конкретного запитання: що передбачено договором, що отримано, як це обліковано, за що сплачено та для чого використовується майно. Для кожного етапу є свої документи. Нижче — орієнтири, які допомагають працівникам, батькам і громадськості зрозуміти інформацію про закупівлі.
- 01Потреба та умови закупівлі
- 02Договір і приймання
- 03Облік та оплата
- 04Використання й перевірка
Від потреби до договору
Умови закупівлі показують призначення товару, потрібні характеристики й кількість. Договір і специфікація визначають зобов’язання постачальника: назву, модель або характеристики, комплектацію, ціну та строк постачання. Порівнювати слід документи однієї закупівлі з урахуванням оприлюднених змін.
Для трьох закупівель НУШ 2024 року на сторінці Ukraine Facility наведені суми, позиції та прямі посилання на договори в Prozorro. Ідентифікатор закупівлі допомагає знайти потрібний запис і не змішати його з іншою поставкою.
Приймання
Зіставте модель, кількість і комплектацію з договором та документами постачання. Виявлену відмінність потрібно описати конкретно: який предмет і яка саме характеристика не збігаються.
Облік і зберігання
Облікові документи пов’язують отримане майно з його ідентифікатором та відповідальним зберіганням. Для витратних матеріалів важливі також відомості про видачу й списання.
Оплата
Договір, приймання, рахунок і проведені платежі перевіряють у взаємозв’язку. Окреме питання — джерело фінансування та відсутність повторного покриття тих самих витрат.
Що можуть підтвердити різні матеріали
Договір засвідчує погоджені умови. Накладна або акт приймання містять відомості про передачу товару. Облікові документи стосуються його оприбуткування та подальшого руху. Платіжні документи підтверджують конкретну оплату. Для висновку про весь шлях закупівлі ці відомості зіставляють між собою.
У специфікації є пристрій із додатковим приладдям. Щоб з’ясувати комплектність, потрібно зіставити цю позицію з документом приймання та фактично наявним комплектом. Якщо приладдя було видане, переміщене або використане, уточнення потребує відповідних документів.
Розподіл перевірки
Під час перевірки постачання потрібно зіставити документи постачальника з фактично отриманим майном. Оприбуткування та оплату перевіряють за бухгалтерськими документами. Користувачі обладнання можуть повідомляти про його стан, комплектність і використання під час навчання.
Звіти та моніторинг закупівель →
Як передати виявлену розбіжність
Зазначте ідентифікатор закупівлі або номер договору, конкретну позицію, дату виявлення та суть невідповідності. Додайте посилання, фрагмент документа чи фото. Розділіть встановлені факти та запитання, на які потрібна відповідь. Уникайте публічного поширення персональних даних.
Наступна дія
Відкрийте документи закупівель Ukraine Facility. Якщо після порівняння залишилося конкретне запитання, скористайтеся сторінкою «Повідомити про порушення». Для уточнення щодо роботи Ліцею доступні контакти адміністрації.